Konta pocztowe

Konto pocztowe (e-mail) to jeden z najszybszych i najtańszych sposobów komunikacji. Wszystkie serwery oraz platformy wirtualne umożliwiają założenie nieograniczonej ilości kont e-mail (ze względów bezpieczeństwa wskazane nie więcej niż 5 tysięcy kont) w każdej domenie. Konta mogą mieć postać np. , itp. W przypadku platform wirtualnych nazwę konto można stosować dla każdej zainstalowanej domeny np. , itd.

Serwery poczty (SMTP, POP3, IMAP):

Korzystanie z poczty e-mail wymaga ustawienia serwerów poczty np. pop3, smtp - są to adresy, które wskazują programowi pocztowemu (np. Outlook 2010, Mozilla Thunderbird) gdzie znajduje się serwer, który jest odpowiedzialny za przyjmowanie i wysyłanie wiadomości pocztowych dla danego konta e-mail. Ustawień serwerów dokonuje się przy konfiguracji kont w danym programie np. Outlook 2010, Mozilla Thunderbird itp. Dla wszystkich kont instalowanych na naszych serwerach adresy pop3, smtp, imap są adresami domeny z odpowiednim przedrostkiem np. dla konta będzie to adres twojadomana.pl (czyli pop3.twojadomena.pl, smtp.twojadomena.pl). Taki adres należy wpisać w pola pop3 i smtp w momencie konfigurowania konta w programie pocztowym.

Konto Default (catch-all) w domenie i każdej subdomenie

Funkcja catch-all umożliwia ustawienie jednego, głównego konta poczty elektronicznej, które zbiera wszystkie listy email wysyłane na dowolne nieistniejące w systemie konto w danej domenie lub subdomenie. Funkcja ta zapewnia możliwość odebrania wiadomości w przypadku wpisania przez nadawcę błędnego adresu (np. zamiast , ). W takiej sytuacji pracownik odbierający tą pocztę może ją następnie przesłać do właściwej osoby. Wadą rozwiązania jest fakt, że konto postmaster może przyjmować dużą ilość niechcianej poczty (spamu), wiele osób wysyłających takie wiadomości przesyła pocztę właśnie na nieistniejące konta testując czy wiadomość zostanie odbita do nadawcy czy pozostanie na serwerze (nie będzie zwrotu: Mail Delivery Subsystem).

System antywirusowy

Na wszystkich kontach e-mail obsługiwanych na serwerach zainstalowane jest komercyjne oprogramowanie skanera antywirusowego. Działanie programu polega na wykrywaniu wirusów i automatycznym usuwaniu wiadomości, która go zawierała. Baza wirusów skanera uaktualniana jest nawet kilka razy w ciągu dnia w związku z czym daje on 99% skuteczności. Skaner jest automatycznie włączany dla każdego konta w związku z czym nie jest konieczne zaznaczanie dodatkowych pozycji w programach administracyjnych.

Na wszystkich serwerach oraz platformach wirtualnych zainstalowane jest standardowo oprogramowanie systemu antyspamowego. System ten na podstawie przekazanych mu danych weryfikuje czy dana wiadomość jest spamem czy też nie. Włączenie poszczególnych funkcji systemu antyspamowego jest opcjonalne dla każdego konta pocztowego.

Autoryzacja SMTP - antyoszust

Autoryzacja SMTP gwarantuje, że pocztę z serwera SMTP będą mogli wysyłać użytkownicy mający konto na serwerze i znający hasło. Standardowo konto e-mail zabezpieczone jest wyłącznie przed odbieraniem poczty z niego przez innych użytkowników - wymagana znajomość hasła. Działanie funkcji autoryzacji polega na konieczności wpisania hasła również przy wysyłaniu wiadomości. Autoryzacja poczty jest standardowo włączona na każdym koncie e-mail czyli nie istnieje możliwość wysłania wiadomości z danego konta bez znajomości hasła do niego. Aby móc wysyłać wiadomości należy odpowiednio skonfigurować program pocztowy.

Powiadomienia o poczcie na telefon komórkowy

Konfiguracja usługi odbywa się osobno dla każdego konta pocztowego. W panelu administracyjnym należy ustawić odpowiednie parametry: numer telefonu, hasło. Działanie usługi polega na przesłaniu powiadomienia na telefon komórkowy o otrzymanej nowej wiadomości e-mail. Istnieje możliwość wpisania kilku numerów telefonów oraz ograniczeniu długości przesyłanego komunikatu:

• 1 sms: tylko tytuł wiadomości
• 1 sms: tytuł i treść wiadomości
• 2 smsy: tytuł i treść wiadomości
• 3 smsy: tytuł i treść wiadomości

Można również skonfigurować, czy powiadomienie o nowej wiadomości ma zostać dostarczone na:

• bramkę operatora (wysłanie bezpośrednio na telefon komórkowy)
• adres e-mail u operatora (wysłania na e-mail u operatora z którego przyjdzie powiadomienie)

Aliasy pocztowe

Dzięki aliasowi pocztowemu możesz posiadać jednocześnie kilka adresów wskazujących fizycznie na jedno konto. Np. Do konta możesz dodać alias . Wiadomości wysyłane zarówno na adres oraz trafią do tej samej skrzynki ( ) z której możesz je odebrać. Aliasy mogą mieć również inne zastosowanie. Alias np. może kierować wszystkie wiadomości na konto , a w przypadku gdy Pani Beata będzie nieobecne można zmienić ustawienie na konto, pracownika który w czasie nieobecności Pani Beaty będzie odpowiadał na wiadomości z adresu .

Autorespondery

Autoresponder to automatyczna odpowiedź na wiadomość. W momencie wysłania przez jakiegoś użytkownika wiadomości na konto na którym jest włączony autoresponder, otrzyma on automatycznie odpowiedź wpisaną w treści autoresponder'a np. "Dziękujemy za przesłaną wiadomość, odpowiemy do 24 godzin". Może on mieć również inne przeznaczenia w zależności od wpisanej treści:

• tzw. opcja "wakacje" - wpisujemy np. treść Dziękuję serdecznie za przesłaną wiadomość. Niestety do dnia(data) jestem na urlopie. Odpowiem na Państwa pytanie zaraz po powrocie
• automatyczne przesłanie oferty - w treści autoresponder'a można umieścić szczegółową ofertę firmy, a użytkownik, który wyśle wiadomość na adres z włączonym autoresponderem automatycznie ją otrzyma

Konfiguracja autorespondera przewiduje również dwie inne możliwości modyfikacji:

• zachowanie wiadomości przychodzącej na koncie - standardowe ustawienie wykorzystywane przy odbiorze wiadomości z automatyczną odpowiedzią
• usuwanie wiadomości przychodzących z kont - wykorzystanie wyłącznie w przypadku korzystania z autorespondera na zasadzie przesłania na stałe wpisanej w treść oferty (użytkownik otrzyma ofertę po przesłaniu np. pustego mail'a, a ten aby nie zajmować niepotrzebnie powierzchni serwera jest automatycznie usuwany)

Forward - przekazywanie poczty na inne konta

Forward to funkcja pozwalająca na automatyczne przesłanie każdej otrzymanej na dane konto wiadomości na inne, podane konto pocztowe. Najczęściej wykorzystywana jest gdy korzystamy z poczty zarówno w domu jak i w pracy, a odbieramy ją przez zewnętrzne programy pocztowe (np. Outlook Express, The Bat itp.). Przy wykorzystaniu opcji forward wiadomość zostanie przesłana automatycznie na drugie konto z którego odbieramy pocztę w domu, dzięki czemu zawsze będziemy mieli pełny dostęp do wszystkich potrzebnych informacji. Funkcja Forward dostępna jest dla każdego konta e-mail i możemy ją konfigurować w panelu administracyjnym dla kont pocztowych.

Podczas konfiguracji reguł przesyłania poczty należy zwrócić uwagę na 2 opcje:

• poczta ma pozostawać na koncie - jeśli ta opcja jest zaznaczona to wszystkie wiadomości przesłane na adres email na który nadawca wysłał pocztę pozostają na tym koncie, a dodatkowo są przesyłane na drugie, zdefiniowane konto (wiadomość jest kopiowana na inne konto). Jeśli natomiast zechcą Państwo odznaczyć tą opcję będzie to oznaczać, że wiadomości zostaną przekazane (przeniesione) na inne, zdefiniowane skrzynki pocztowe, a następnie skasowane z konta na które zostały wysłane przez nadawcę
• poczta ma być przesłana na konta - można w tym polu zdefiniować, aż 3 skrzynki pocztowe na które ma być przekazywana wiadomość. Należy pamiętać, że w polu tym wpisujemy tylko te adresy, na które poczta będzie przesyłana, a nie adres skrzynki dla której ustawiamy przekazywanie wiadomości

Jeśli np. dla konta ustawimy przekazywanie na to samo konto to wiadomości dostarczane na tą skrzynkę będą "odbijane" przez serwer pocztowy z informacją, że wiadomość uległa "zapętleniu" serwer pocztowy wygeneruje następujący komunikat: This message is looping: it already has my Delivered-To line. (#5.4.6)

Przy konfigurowaniu przekierowywania wiadomości proszę również zwrócić uwagę aby nie doszło do następującej sytuacji:

Nadawca wysyła pocztę na - na tej skrzynce ustawione jest przekazywanie na skrzynkę , również w konfiguracji konta jest ustawiona reguła przekazywania poczty na . Jeśli dojdzie do takiej sytuacji wówczas wiadomości wysyłane zarówno na konto kadry jak i będą zwracane do nadawców z informacją o "zapętleniu" (serwer pocztowy wygeneruje następujący komunikat: This message is looping: it already has my Delivered-To line. (#5.4.6))

Listy pocztowe

W ramach każdej z domen możliwe jest uaktywnienie list pocztowych (automatu do rozsyłania e-maili jednocześnie na wiele kont). Tworząc np. listę i wpisując na nią adresy e-mail wszystkich Klientów, wiadomość wysłana na adres listy zostanie rozesłana na wszystkie przypisane do niej adresy. W znacznym stopniu ułatwi to szybkość kontaktów z większą liczbą użytkownik - nie ma konieczności wpisywania wszystkich adresów w nagłówku "Do:". Lista może zostać skonfigurowana na trzy sposoby:

• lista otwarta - będzie można na jej adres pisać z dowolnego adresu e-mail, a wiadomość zostanie dostarczona na wszystkie adresy podpięte do listy
• lista zamknięta - wiadomość na adres listy będą mogły wysłać tylko osoby których adresy są podpięte do listy, również wszystkie osoby podpięte do listy otrzymają wiadomość
• lista moderowana - na adres listy może pisać wyłącznie osoba której adres e-mail podany jest jako adres moderatora, wiadomość zostanie doręczona na wszystkie adresy podpięte do listy (najczęściej stosowany rodzaj listy, wiadomość przesłana do Klientów zostanie do nich dostarczona, jednak ich wiadomość wysłana na adres listy nie zostanie przesłana do pozostałych Klientów)

W ramach listy można dodatkowo skonfigurować dwie funkcje:

• automatyczna subskrypcja - przy zastosowaniu odpowiedniej treści wiadomości lub też używając odpowiedniego skryptu, adres e-mail osób piszących na adres listy zostanie do niej automatycznie dodany
• odpowiedź nadawcy - e-mail zostanie wysłany na adres nadawcy listu, a nie adres listy jak to jest normalnie. Oczywiście jeżeli lista jest moderowana, to jest to adres moderatora